Yo Trabajo Así – Sharon Rodriguez

1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

No traer problemas, buscar soluciones!

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Estudié Ingeniería Industrial en la UPR de Mayagüez y comencé a trabajar en Banco Popular apoyando en proyectos de tecnología y mejoramiento de procesos. Completé un executive MBA en Indiana University mientras trabajaba para ampliar mis conocimientos Financieros. Luego pasé a liderar equipos de trabajo en la División de Tecnología y de ahí pasé a dirigir una unidad de Mejoramiento de Procesos utilizando las metodologías de LEAN Six Sigma, donde me certifiqué como Black Belt. Luego, regresé a Tecnología a dirigir la Oficina de Manejo de Proyectos, donde adquirí mi certificación de PMP. 

En los últimos 4 años, llevo trabajando como Senior Manager en una compañía de consultoría de procesos y tecnología, donde continúo liderando diferentes proyectos y aplicando las mejores prácticas de PMI.

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo”

Comienzo la noche antes, verificando mi agenda para prepararme para el próximo día. Al principio de cada día verifico mis emails, to do’s y diferentes plataformas de colaboración para atender cualquier cosa que requiera atención. Me preparo para las reuniones que tenga coordinadas, ya sea revisando/repasando la presentación que se va a compartir o poniéndome al día con los temas que se van a discutir en las agendas de las reuniones. Participo de las reuniones, llamadas o workshops previamente coordinados y toco base con los diferentes Gerentes y Coordinadores de los diferentes Proyectos. También siempre saco tiempo para trabajar con las situaciones que surgen durante el día para evitar cualquier impacto negativo en los proyectos. Antes de finalizar el día vuelvo a revisar el email y la lista de to do’s para asegurarme que no se quede nada que tenía que completarse ese día.

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto. Piensa en asuntos como:

¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?

Me encanta combinar la metodología de Lean en los proyectos. Siempre busco la forma de asegurarme que los proyectos no solo se hagan a tiempo y en Budget si no que logren traer eficiencias en los procesos operacionales.

¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?

Me gustan los proyectos de sistemas, preferiblemente cuando son implementaciones nuevas donde se puede impactar grandemente los procesos operacionales manejando el track de Change Management, incluyendo comunicaciones, training y manejo de resistencia. 

¿Qué proceso no te gusta manejar?

No me encanta tener que registrar mis horas trabajadas diarias ni revisar y aprobar las horas de mis equipos de trabajo, pero es un mal muy necesario así que me organizo para trabajarlo, monitorearlo recurrentemente y controlarlo detalladamente para que no impacte negativamente las facturaciones de los proyectos.

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Me gustó mucho manejar la implementación de Workday para uno de nuestros clientes. Incluyó, no solo el manejo del proyecto, sino el manejo de la reingeniería de procesos de Recursos Humanos para varias compañías que logró una mejoría significativa en la eficiencia operacional. 

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver

Actualmente el problema mayor que estoy manejando es el trabajar de forma híbrida durante la recuperación de esta cuarentena. Considero que es el mejor modelo a utilizar en estos momentos, pero el truco esta en lograr encontrar el balance perfecto de trabajo remoto y presencial que maximice el tiempo y el rendimiento de los recursos mientras se mantienen motivados y se fomenta el trabajo en equipo y la colaboración.

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

Me encantó usar Smartsheet en el ultimo proyecto que trabajé ya que permite manejar el plan, las tareas y la comunicación y colaboración en todos los aspectos del proyecto a tiempo real. Otras herramientas que me han gustado mucho utilizar ya que facilitan el trabajo en equipo son Slack y Teams.

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

Había comenzado a maximizar el uso de las herramientas electrónicas de documentación, pero ahora en la cuarentena me moví a tener mi libreta 100% digital. Uso One Note para tomar notas en reuniones, documentar minutas y monitorear las tareas pendientes.

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

En la situación actual, me encuentro trabajando de forma hibrida: 3 días en mi casa y dos días en la oficina. En mi casa, me muevo por varias áreas entre, la barra de la cocina, el sofá de la sala y el escritorio que esta en mi cuarto. Y a veces hasta en la terraza para salir y ver el sol.

En la oficina, seguimos todos los protocolos de seguridad y aunque me mantengo la mayoría del tiempo en mi oficina, también uso otros espacios abiertos que fomentan la colaboración y el trabajo en equipo.

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

¡Yo tengo la costumbre de ponerme citas y enviarme emails a mi misma! Las citas me ayudan a separar tiempo para trabajar los entregables importantes sin interrupciones y enfocada. Los emails me ayudan a recordarme temas importantes que debo atender.

¡También tengo la manía de verificar la agenda del próximo día, la noche antes! Esto me ayuda a prepararme mentalmente para el día siguiente, desde a que hora pongo la alarma y que ropa voy a necesitar, hasta si tengo que hacer algún arreglo específico.

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

Mis Project Managers y mis clientes. Mis Project Managers son mis ojos en el día a día de los proyectos, con ellos me mantengo al día de lo que esta pasando y lo que debo manejar. 

Con mis clientes me gusta mantener una comunicación abierta y transparente para asegurarme que estoy apoyándolos al máximo en su proyecto o iniciativa estratégica. Me mantengo alineada con ellos para ambos quedar bien en los Steering Committees y apoyarnos mutuamente a lograr los objetivos trazados.

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Me despejo muchísimo con el mar, así que siempre que puedo me doy una escapada a la playa para relajarme y recargar.

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

Estoy leyendo actualmente: “Becoming” de Michelle Obama y “The 7 Habits of Highly Effective People” de Stephen Covey. Y tengo en fila: “The Hate you Give” y “The Bucket List”…

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

Dos personas muy queridas me han enseñado frases que me han encantado y me gustaría compartir. La primera fue mi esposo que me compartió su frase favorita, “Carpe Diem”: aprovechar el día al máximo y no dejar para mañana lo que puedas hacer hoy, vivir el día como si fuera el último. La Segunda fue mi jefe actual que usa la siguiente frase todo el tiempo, “Make IT Happen”: buscar soluciones, no ahogarse en un vaso de agua, buscarle la vuelta a todo y no darse por vencido hasta lograr el objetivo. 

Relacionado a esto, le recomendaría a la nueva generación que maximicen su potencial, que aprovechen el tiempo para aprender y desarrollarse al máximo. 

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

• Jessica González, VP de Divulgación
• Carla Sanchez Silva, VP de Mercadeo
• Indhira Caraballo, Presidenta- Electa
• Enid Maldonado, Fundadora del Capítulo y Pasada Presidenta
• Lizjacnira Martinez, Directora de Voluntarios