Yo Trabajo Así – Jesús Rodríguez

Como parte de aprender de nuestros colegas, PMIPR creó una iniciativa de compartir perfiles de miembros activos del capítulo y su forma de liderar proyectos. Si deseas participar escríbenos un email a mercadeo@pmipr.org.

1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

Colaborando alegremente

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Soy egresado de La Universidad de Puerto Rico Recinto de Rio Piedras de la facultad de Administración de Empresas concentración en Sistemas Computadorizados de Información.

Comencé mi carrera profesional como programador de sistemas Mainframe en la industria de Seguros. Desde ese momento, sin saberlo, ya estaba trabajando en proyectos. Trabajé varios años como desarrollador de aplicaciones en la industria de seguros hasta que pasé a trabajar a una empresa de consultoría en Tecnología(ACT). Ahí comencé a trabajar como Project Manager y Programador de COBOL en la Banca. Aquí fue donde por primera vez trabajé un proyecto siguiendo una metodología formal. Siempre recuerdo a Cecilia Ramírez quien fue mi primera cliente y coach en esto de Project Management.

En 1997 conocí PMI a través de mi querida amiga y fundadora del Capitulo de Puerto Rico, Enid Vargas. Desde ese momento todos mis trabajos tienen la marca del PMI. Poco después tomé un taller preparatorio para el PMP con Enid y en marzo de 1999 logré la certificación PMP. Durante mi trabajo en ACT tuve la oportunidad de trabajar en varios proyectos en diferentes industrias; Banca, Telecomunicaciones, Gobierno (Departamento de Salud y Administración de Rehabilitación vocacional).

Luego pasé a trabajar en la PMO de una institución Bancaria de Puerto Rico. Allí tuve la oportunidad de colaborar en el crecimiento de la PMO siendo parte de la implementación de una metodología basada en las buenas prácticas de PMI. También trabajé con la implementación de MS Project Server 2007. Luego de 11 años y muchos proyectos decidí incursionar como consultor independiente siendo contratado por otra institución bancaria a través de la empresa de mi amiga Ada García. De esa manera pasé un año muy productivo y de mucho aprendizaje.

En diciembre de 2019 fui llamado por mi buena amiga Verónica Sánchez y mi amigo Erick Valentín y me dieron la oportunidad de pertenecer al gran equipo de la ePMO de Medical Card System. Aquí ya han pasado 16 productivos meses donde se han implementado ya varios proyectos, entre ellos MS Project Online and Power BI Implementation.

En MCS tengo el cargo de Project Portfolio Manager. Parte de mis responsabilidades son:
Implementar MS Project Online y apoyar en el uso de la herramienta.

• Preparar junto a la PMO Manager, el Portafolio de Proyectos del 2020 y ahora de 2021 asegurándonos de que esté alineado con las prioridades y objetivos de la Organización.
• Diseñar y proveer talleres preparatorios para el PMP para los Project Managers.
• Diseñar y proveer talleres de fundamentos en Project Management para gerentes funcionales.
• Servir como Project Manager en varios proyectos.

Y otras tareas relacionadas … 😉

Desde el 2002 y paralelo a lo anteriormente dicho, he servido como voluntario para el PMI. Comencé en el Capitulo de Puerto Rico como VP de Programas y luego Presidente. Luego tuve el honor de ser voluntario Global como Mentor de la Región de Latinoamérica y luego miembro de Chapter Insight Team.

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo“

Lo bueno de ser Project Manager es que todos los días hacemos cosas diferentes. Yo pienso que para un Project Manager es difícil en un día detectar un patrón de lo que hace. Si le observas en un ciclo de un mes, puede ser que detectes un patrón (el cual no será uniforme todos los meses).

Dicho eso, describiré de manera aleatoria algunas tareas y comportamientos que yo hago que no necesariamente los hago todos en un mismo día.

• Realizar el auto-assesment del Covid-19 😊
• Actualizar mi To Do list para el día y revisar las reuniones que tengo en el día.
• Preparar la agenda de las reuniones que yo facilito
• Tener la reunión de estatus semanal del proyecto que estoy manejando
• Preparar la minuta y actualizar los action ítems después de la reunión y enviarlos a los stakeholders del proyecto.
• Contactar al equipo de IT (desarrollo/programación, Infraestructura, Seguridad) para dar seguimiento de las tareas pendientes de mi proyecto.
• Citar reunión con usuarios para coordinar las pruebas de validación (UAT)
• Seguimiento a representantes del negocio para que firmen el BRD, Project Charter, Change Orders, etc.
• Tener sesiones de apoyo con los Project Managers para el uso de Project Online, Power BI y la metodología.
• Apoyo en la preparación de Business Cases para la evaluación y selección de proyectos nuevos.
• Sesiones con el equipo de Arquitectura y de Business Analysts para definir proceso de Project Intake
• Facilitar sesión de taller de Fundamentos en Project Management a gerentes funcionales.
• Preparar el informe diario y enviarlo a mi supervisora. (por la política de trabajo remoto)

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto. Piensa en asuntos como:

Algún proceso particular en tu lugar de trabajo.

Los procesos de manejar proyectos en mi lugar de trabajo son bastante estandarizados según PMI. Así que no hay mucho de particular. Lo que sí puedo decir es que desde octubre hasta diciembre que se le llama el periodo de enrollment y de Readiness, se adopta un método con un nivel de urgencia mucho más alto. ¡¡Siempre a principio de año celebramos el éxito!!

¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?

Me gusta seguir un método híbrido donde definimos un MVP (Minimum Viable Product) y nos concentramos en entregar eso y luego continuamos añadiendo las demás funcionalidades. En ese sentido es agile aunque aun estamos empezando a madurar en el uso de la mentalidad agilista.

¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?

Me gusta trabajar en proyectos que tienen un impacto en clientes finales. En nuestro caso, en los pacientes o afiliados. Cuando uno ve en tu día a día, a personas beneficiándose de un producto que tu contribuiste a crearlo, es algo muy gratificante. En mi caso, yo he tenido la oportunidad de ayudar a mi madre a utilizar un beneficio que yo mismo contribuí a crearlo. Mi madre es beneficiaria de Medicare para lo cual MCS provee muchos servicios como Te Paga, OTC,otros.

¿Qué proceso no te gusta manejar?

No me gusta hacer minutas. Es como bañarse en un chorro de agua fría a las 5:00 am. Tienes que meterte sin pensarlo, porque si lo piensas mucho no lo haces.

Algún error que hayas cometido y ¿cómo lo manejaste?

En un proyecto que manejé se tenía que crear un sub-dominio o un URL amigable para acceder a un servicio al cual un tercero hace hosting. Yo hice la solicitud al equipo de IT Infraestructura. Suponiendo que este es el nombre, solicité que se creara el siguiente URL: subdominio.dominio.com. Pero en un comunicado al negocio y a Marketing dije que el subdominio era www.subdominio.dominio.com. Le añadí el “pinche” www.
Y Marketing preparó e imprimió muchos ítems, flyers, etc de propaganda con www.subdominio.dominio.com el cual no funcionaba. Ese fue un momento “Oh No, Oh No…” Pues ya se habían gastado unos cuantos miles de dólares.

¿Qué como lo manejé? Pues primero acepté que la embarré. No se puede perder tiempo buscando justificación o a otros culpables. Y con la culpa al hombro fui donde el Director de Infraestructura y le expliqué lo que pasó. A principio no me daba muchas esperanzas. Pero parece que se apiadó de mi y fue y se reunió con su equipo de Infra y con el equipo de IT Security y finalmente vinieron con una solución y crearon el subdominio www.subdominio.dominio.com. Fue necesario comprar un certificado, pero el costo fue nominal comparado con lo que se hubiera perdido en los ítems de marketing. En mi mente, yo fui Re-Reclutado en ese momento 😊

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Uno de mis proyectos favoritos fue el primero que trabajé siguiendo una metodología formal. Fue la Conversión del sistema de Telepago de un lenguaje de cuarta generación (Ideal) a Cobol y DB2. En ese proyecto tuve dos roles; Project Manager y Desarrollador de Cobol y DB2. El reto fue grande, pero tenia un excelente equipo de trabajo: María de L. Vargas, Sammy Burgos, Pepe Rijos y David Santiago. Se implementó exitosamente. Después de ese proyecto fue que decidí que yo quería seguir como Project Manager. Aunque me gusta la programación también, debía elegir entre una o la otra.

De los más recientes, tuve el privilegio de dirigir la implementación de una plataforma para administrar el trabajo voluntario de los empleados de MCS en instituciones ONG. Fue muy interesante aprender del proceso de participar de actividades de voluntariado y conocer el compromiso que tiene MCS y MCS Foundation con las entidades que necesitan ayuda. Implementamos una plataforma que es un estándar a nivel mundial y los empleados están muy satisfechos con la facilidad que pueden solicitar participación en actividades de voluntariado.

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver

Queremos mejorar el proceso de solicitud de proyectos. Hoy en día hay disponibles varios canales y formas de solicitar un proyecto. Esto causa muchas veces confusión en los potenciales solicitantes y también en ocasiones las solicitudes llegan tarde al PMO.

Estamos trabajando junto con el equipo de IT diseñando un proceso y una plataforma única para solicitar los proyectos donde se registren las solicitudes para ser evaluadas y canalizadas apropiadamente. En este proceso se separarán lo que son solicitudes de mantenimiento y lo que son proyectos basado en unos criterios establecidos.

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

En el ámbito de trabajo, estas son las herramientas indispensables para mi:
Mi Laptop: Office 365: MS Project Online, OneNote, SharePoint, Forms, Power BI, Power Automate
Teams, WebEx, Zoom
Mi iPhone: Versiones móviles de Teams, WebEx, Zoom, WhatsApp

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

Lo que es la documentación de los proyectos, los documento en diferentes artefactos que hemos definido en nuestra metodología. Por ejemplo:

• Plantillas en Word o Excel para Project Charter, Minutas, Change Orders, etc
• Listas de SharePoint (Project Sites)
• Project Detail Pages (PDPs) en Project Online.
• OneNote para minutas y notas de reuniones
• Lo que hago diariamente que no es documentación oficial de proyectos, lo documento en Task en Outlook y al final del día preparo el informe diario según la política de trabajo remoto por la Pandemia.

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

Con el asunto de la pandemia y el trabajo remoto, las áreas de trabajo se han alterado un poco. En mi casa yo cambié mi mesa de noche por un escritorio. Sí, al lado de mi cama está mi escritorio 😊. En mi escritorio tengo la laptop y un segundo monitor y una lampara.
En la oficina, las áreas de trabajo para los Project Managers han sido reestructuradas para que sean compartidas. Es decir, hay varias áreas abiertas con cubículos y escritorios y puedes tomar el cubículo que esté disponible.

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

La verdad es que no tengo ningún “hack” o truco. Para ser más productivo y eficiente sigo el siguiente comportamiento:

• Llego a tiempo a todas las reuniones y compromisos.
• Casi nunca falto al trabajo
• Cualquier momento es bueno para trabajar (siempre y cuando no sacrifiques tus compromisos familiares y personales)
• Cualquier momento es bueno para relajarte (siempre y cuando no dejes de cumplir con tus compromisos de tus proyectos)
• Colaboro con los demás y construyo buenas relaciones.
• Como regla general llego bien temprano al trabajo, antes de las 8:00 am o por lo menos una hora antes de mi primera reunión del día.

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

Mi supervisora, la PMO Director. Me asigna los proyectos y encomiendas y me establece prioridades claras y lo más importante, me da el espacio y la libertad para yo decidir mi estrategia para hacer el trabajo, por su puesto dentro de los parámetros y estándares aceptables en nuestra PMO y Organización.
Compañeros de trabajo y recursos que me asignan para apoyarme.
Nos complementamos aprendiendo mutuamente el uno del otro y el crédito por el trabajo realizado y por los logros, es de todos.

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Algunas cosas que hago para liberar estrés y recargar baterías son:

• Tomar un buen café o un buen vino con buena compañía y buena conversación que no sea de trabajo (siempre se cuelan algunos temas de trabajo, pero… 😊)
• Escuchar música de los 80, como Toto, Billy Joel, Journey entre otros en esa línea. También se cuela de vez en cuando Bad Bunny, Carol G y Nati Nat 😊
• Y lo que ya es parte de mi estilo de vida: Correr (particularmente en el Viejo San Juan), nadar y correr bicicleta. Practico el triatlón, aunque soy un bacalao como se dice coloquialmente a los que somos flojitos 😊. Pero llego a la meta como buen Project Manager. Así que como triatleta soy un buen PM 😊

Sí, tengo un side Project personal. Ya pronto estaré completando el lanzamiento de un Podcast en Youtube el cual llamaré Project Management Café By Jesús Rodríguez. Ya tengo el canal y ya algún contenido grabado en proceso de edición. Muy muy pronto lo estaré lanzando. Creo que el nombre sugiere claramente de lo que tratará el Podcast. No les daré mas detalles por ahora. Solo los invito a que me sigan en el canal de Youtube haciendo click en este enlace.

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

Hace tres meses que tomé el examen para la certificación PMI-ACP así que leí el libro de Mike Griffiths, PMI-ACP Exam Prep, lo cual me llevó a comenzar a leer el libro Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders. Apenas estoy terminando el primer capítulo, pero lo recomiendo por lo que he leído y porque me lo han recomendado muy bien.

También acabo de ordenar el libro de PMI Citizen Development. Aun no me ha llegado. Tan pronto me llegue lo empezaré a leer y después les cuento. Esto es un nuevo servicio de PMI.

De los libros que he leído recomiendo los siguientes 2:
Leaders Eat Last de Simon Sinek. De forma bien resumida, este libro trata de como los líderes de una organización o proyecto se deben comportar para que los miembros, la gente que lideran, se sientan motivados y con deseos de todos los días ir a trabajar. Esto explicando una serie de teorías muy interesantes acompañadas de ejemplos reales.

The Five Dysfunctions of a Team, de Patrick Lencioni. Este libro es un cuento o una fábula que narra la historia de un equipo de trabajo y muestra 5 disfunciones de ese equipo. Al final de la historia hay una sección o capitulo en el libro que te explica cada disfunción y te da consejos de como manejarlas exitosamente.

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

Me han dado muchos consejos, pero el que más recuerdo es uno que me lo dieron de 2 formas diferentes en 2 diferentes etapas de mi vida. Y es que hay que pensar bien lo que decimos antes de decirlo.

La primera vez fue un profesor de ciencias sociales en la universidad cuando estaba en 1er año que me dijo: “Joven, organiza tus pensamientos y después contesta“. Esto fue después de yo contestar bien mal una pregunta que él hizo.

La segunda vez fue cuando yo era presidente del Capitulo de PMI PR, en una actividad compartiendo de manera informal con mi amigo Luis Manuel Carrillo. Él me dijo: “Jesús, lo más importante para conservar cualquier relación, es controlar lo que decimos, especialmente cuando estamos enojados. Tenemos que evitar los insultos. Porque lo que tú dices, una vez lo dices no lo puedes “desdecir”.

Así que, si me haces una pregunta comprometedora y me tardo algunos segundos para contentarte, es que estoy pasando por mi proceso mental de organizar mis pensamientos y de filtrar qué debo decir y qué no debo decir 😊.

Mis consejos a la próxima generación de gerentes de proyectos (además del que me dio Carrillo) serían:

1. El manejo de equipos de trabajo virtuales es una destreza que todo PM debe tener y seguir mejorando cada vez más. Aun antes de la pandemia esto era una tendencia en el presente y también hacia el futuro. Así que continúen afinando esa destreza.
2. Nunca dejes de educarte en lo que haces. Ya sea Project Management u otra profesión. Tu educación es lo que te va a dar valor como profesional. Una forma de hacerlo es persiguiendo certificaciones alineadas al trabajo que realizas. No solo por tener la certificación per sé, sino por todo el aprendizaje que obtienes en el proceso. También aprovecha toda oportunidad que tengas para educarte. PMI ofrece muchas. Tanto el Capitulo de PR como PMI Global. Una forma es siendo socios y acceder la plataforma projectmanagement.com.
3. Los project managers no tenemos que saberlo todo. Sí tenemos que poder integrar a los que sí saben. Para esto tenemos que construir buenas relaciones. Y nunca tengas miedo de preguntar cuando no sabes algo o tienes dudas.
4. Identifica y acércate a un buen coach. Este puede estar en cualquier lugar y en cualquier nivel, más arriba o más abajo que tú. Tal vez lo tienes al lado y no lo sabes.

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

• Enid Vargas
• Luis Pico
• María Alvarado
• A Glori 😉
• Jaime Sierra
• Víctor González