Yo trabajo así: Enid Vargas

1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

Apasionada

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Me gradué de la Universidad de Puerto Rico Recinto de Río Piedras con un bachillerato en Administración de Empresas, concentración en contabilidad, luego hice una maestría en Administración de Empresas en FMU Florida, un certificado de maestría en gerencia de proyectos de la Universidad de George Washington y tan reciente como el 25 de febrero de este año completé el doctorado en Administración de Empresas con especialidad en gerencia de proyectos de Northcentral University fue una jornada que inició en el 2017, con el propósito de  seguir aprendiendo de esta profesión razón por la cual la investigación la hice sobre agilidad organizacional. 

Mi jornada profesional la puedo dividir en dos partes el antes y después de conocer a PMI®. Desde 1987 hasta 1996 estuve llevando a cabo proyectos como dice PMI® como la profesión accidentada por lo que continuamente decía “alguien tiene que haber desarrollado una manera diferente de llevar a cabo un proyecto, me cuesta aceptar que la continua improvisación, sea la manera de trabajar”. En 1996 le preguntaba a un suplidor si conocía de alguna organización que hubiera establecido una manera de llevar a cabo proyectos de forma estructurada y organizada. Esta persona me explicó que existía toda una organización fundada en 1969 que era la encargada de la práctica de dirección de proyectos.

En ese momento comienza la segunda parte de mi jornada pues rápidamente llamé vía telefónica a PMI® pues en ese tiempo no tenía Internet como ahora. En PMI® me explicaron que tenían una guía de los fundamentos para la gestión de proyectos  (PMBOK Guide) ® y una certificación como Project Management Professional (PMP) ® ordené el PMBOK®, me puse a estudiar solita porque no había cursos preparatorios en Puerto Rico como los tenemos hoy y solicité el examen. El examen era en papel, era un día completo y no se daba en Puerto Rico por lo que tuve que viajar a Boston pues el examen lo daban como parte de uno de los Simposios de PMI ®. El resultado me llegó como 2 meses después pues se perdió en el correo, cuando finalmente llegó la gran noticia, había pasado el examen. Algunas semanas más tarde recibí una llamada de PMI® para preguntarme si estaba interesada en apoyar la apertura de un Capítulo el cual sería el primero en Puerto Rico y el Caribe a lo que inmediatamente dije que sí pues entonces realicé que tendría que haber otros profesionales que al igual que yo estarían haciendo gestión de proyectos sin la educación formal. 

En 1997 comenzó el proceso hacia la fundación del Capítulo junto a los 25 socios fundadores y con el respaldo del Sr. Eugene S. Hudders, Presidente de ACT. Asimismo de parte del PMI® tuve la fortuna de tener el respaldo del Dr. Harold Reeve, PMI Chair y de la Sra. Barbara Wong Presidenta del PMI® South Florida Chapter.

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo”

Ahora que estamos virtual me despierto alrededor de las 6:00 a.m. me preparo una batida de frutas, granola o avena y vegetales luego el esperado cafecito colado. En estos días de Pandemia inicio repasando la agenda del día, contesto los correos electrónicos, abro las sesiones de Webex o Teams los días que doy los cursos o para las reuniones de los proyectos que estoy apoyando. Mi día de trabajo termina alrededor de las 6:00 p.m. Me gusta hacer la trotadora alrededor de 45 minutos, cenamos algo ligero y dedico 1 hora a mi tiempo de retiro espiritual donde incluyo mis reflexiones del día. Todos los días dedico tiempo a conversar con mi familia inmediata para saber cómo están. Depende el día busco distraer la mente viendo alguna película o serie o leyendo algún libro. Necesito dormir mínimo 8 horas me voy a dormir entre 9:00 p.m. a 10:00 p.m.

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto. Piensa en asuntos como:

Algún proceso particular en tu lugar de trabajo: 

Como gerente de proyecto proveo servicios profesionales mayormente hacia la constitución de las oficinas de proyectos y servicios educativos así como coaching individual a gerentes de proyectos durante la ejecución de sus proyectos.

¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?

En verdad, la que funcione para que sea exitoso. La experiencia me ha enseñado que cada proyecto es diferente, aTodas las metodologías tienen sus beneficios y sus retos lo más importante es considerar las características del proyecto para seleccionar la que mejor se adapte a cada situación. Considero vital que el enfoque que lleve la metodología sea simple y no basado en “templates”. En los proyectos siempre complemento con la metodología de manejo de cambio del componente humano y la metodología sobre la conciencia de las relaciones ambas son esenciales pues se enfocan en la clave de éxito en los proyectos, el factor humano. 

¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?

Los proyectos en las organizaciones donde aún la gestión de proyectos no se conoce para poder ayudar en ese proceso de adopción de la gestión de proyectos. Me disfruto esa transformación.

¿Qué proceso no te gusta manejar?

La parte del proceso de cierre cuando el equipo se separa luego de haber compartido tanto eso me da nostalgia. Recuerdo un proyecto donde había recursos de múltiples países de quienes nos despedíamos y desde que salí de la oficina hasta que llegué a mi casa iba a lágrima tendida, lo interesante es que no era la única.

Algún error que hayas cometido y ¿cómo lo manejaste?

Muchas lecciones aprendidas en esta jornada antes y después de PMI®. Una de estas lecciones consistió en que mientras era la gerente de un proyecto le pedí estatus a uno de mis recursos quien me dijo que ya había completado sus tareas así que yo puse el entregable en 100% y envié el informe de estatus al Patrocinador y demás entidades interesadas. Al día siguiente teníamos la reunión de estatus y mi Patrocinador llegó a la reunión con su jefe mientras yo estaba justo presentando el entregable que puse en 100%. El recurso que también estaba en la reunión al ver que yo había puesto 100% en medio de la reunión me dijo “Enid el entregable no está completado aún faltan una serie de tareas”. Mi Patrocinador se puso de pie y me dijo “Doña Enid cuando usted tenga control del proyecto nos avisa” y él y su jefe se fueron de la reunión. Yo quedé paralizada mirando al piso, los participantes se empezaron a ir y el recurso me dijo “Enid disculpa pero no podía dejar que se entendiera que algo estaba hecho cuando no lo estaba” yo le dije hablamos después y me fui a dar una vuelta. Luego fui a ver a mi Patrocinador y le dije “¿a quién le entrego mis cosas a usted o voy a Recursos Humanos? pues después de esto lo mejor es que renuncie”. Mi Patrocinador me dijo “tranquila vamos a hablar, Enid tu confías en todo el mundo y confiar es bueno pero recuerda algo, alguien muy famoso dijo Trust but Verify”. Acto seguido me dijo “no te puedo aceptar la renuncia porque tendríamos que ir dos a Recursos Humanos, pues tu informe de estatus yo se lo envié a mi jefe y tampoco lo verifiqué contigo antes”. Yo me sentí peor de haberlo hecho quedar mal frente a su jefe, luego le pregunté de quien era la cita y me dijo que era de Ronald Reagan.

Todo empieza con la comunicación es por eso que el plan de comunicación en un proyecto es clave, la gran mayoría de las situaciones se deben a temas de comunicación. 

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Con esta pregunta me siento como una madre cuando le preguntan cuál es su hijo favorito pues todos los proyectos para mí son fascinantes. No obstante, debo decir que a parte del proyecto para la fundación del PMI® Capítulo de Puerto Rico hay 2 proyectos muy especiales para mí. En ambos proyectos de manera natural la organización pudo comprobar el valor de la gestión de proyectos. Uno de estos proyectos fue la integración del sistema de facturación a nivel empresarial y el otro proyecto fue la implementación de la regulación Sarbanes & Oxley (SOX).

El proyecto de integración del sistema de facturación era el tercer intento de la organización ya que lo habían tratado de hacer en dos ocasiones anteriores sin aplicar la gestión de proyectos según PMI® y el mismo había fracasado llevando a la organización a reconocer pérdidas millonarias. En ese proyecto, yo participé como una de las gerentes de proyecto, en el mismo se utilizaron varias metodologías incluyendo la metodología de manejo de cambio del componente humano y la conciencia de las relaciones, fue un trabajo en equipo. Los resultados de este proyecto permitieron que la Oficina de Proyectos fuera respaldada y pudiera seguir su proceso de evolución. 

El otro proyecto fue uno heredado pues el mismo llevaba 8 meses en ejecución con muchos retos. La organización entendió que era necesario cambiar la estrategia trayendo un nuevo equipo y gerentes de proyecto, el único reto fue que se tenía que completar en 3 semanas. Ese proyecto puso en evidencia el valor de la gestión de proyectos y del trabajo en equipo pues aún en un escenario tan crítico se pudo completar el proyecto y cumplir con SOX. 

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver

Mantenerme firme en mi deseo de ayudar pero reconocer que cada persona debe caminar su camino y aprender. 

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

Laptop: Office 365, Microsoft Project, Webex , Zoom, Teams

Iphone: Mi Devocional Diario para empezar el día de la mano de nuestro Creador con mucha energía positiva, My Fitness Pal, Notes, Reminders, Voice Memos, Webex, Zoom, Teams.

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

A nivel individual para poder organizarme todo lo documento en un diario tanto manual como electrónico en el cual incluyo imágenes de cómo me siento para ir identificando y manejando cuando surgen los estresores. En este diario planifico mi estrategia a nivel trimestral la cual reviso semanal y diariamente. 

A nivel de los proyectos que apoyo, utilizo las aplicaciones y sistemas que cada organización requiere para la documentación y mantengo copia para mis referencias. Me funciona el documentar al momento de manera que no se me escape los detalles que son los que nos impactan en la mayoría de las ocasiones. 

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

Debido a la Pandemia estoy 100% virtual en la oficina que siempre he tenido en mi casa porque me gusta mantener separados mis espacios de trabajo de las demás áreas de la casa. Como me apasiona lo que hago ya aprendí que es muy importante mantener el balance. 

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

Me ayuda muchísimo los siguientes tres:

1. Utilizar la alarma en mi celular para darme time out así me aseguro de no excederme y mantener el balance. 
2. Aplicar la técnica de MoSCOW para estar enfocada en las prioridades pues la agenda se pone interesante en esta era de cambios constantes.   
3. Separar espacios en mi calendario de trabajo para tomar recesos ya que con la mente descansada puedo ser más productiva. 

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

He sido bendecida con una hermosa familia que es pequeña en número pero grande en corazón ellos son mi fortaleza y complemento, me ayudan de muchas maneras desde con sus frases inspiracionales al iniciar el día, la coordinación de los proyectos, las clases, las citas médicas entre muchos otros quehaceres del día a día, somos un equipo. 

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Yo soy bien reservada me gusta la tranquilidad para recargar la batería, por ejemplo me gusta tomar un buen café o un green tea mientras contemplo un jardín de flores que tengo en la casa mientras escucho el correr del agua de una fuente ubicada en ese mismo jardín.

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

Las lecturas las hago alternando los temas en 3 áreas principales: personal, interpersonal y profesional.  Al presente estoy escuchando el libro Una Vida Mejor de Christy Muller, hasta ahora lo recomiendo. Además sugiero estos libros los cuales repaso cada cierto tiempo, The Leadership Secrets of Colin Powell, What Animals Teach Us, Elizabeth The CEO, The Art of Agile Practice y Rocket Thinking.

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

Los mejores consejos me los ha dado mi familia y amigos todos enmarcados en refranes que encierran mucha sabiduría, tales como “Si te da paz entonces es la decisión correcta”, “Comienza tu día poniendo todo en las manos de Dios y verás la mano de Dios en todo”, “Para poder ayudar a otros tienes que pensar en ti primero” y “Solo maduramos cuando aprendemos a esperar lo inesperado”.

A la próxima generación de gerentes de proyectos les diría lo siguiente:

1. Ser humilde
2. Tener presente que la pasión vencerá cualquier obstáculo, que el éxito no se mide por los logros alcanzados y si por los obstáculos vencidos. Cuando iniciamos la fundación del Capítulo fueron muchos los obstáculos comenzando por la falta de confianza, ya que se desconocía sobre la gestión de proyectos como profesión. En aquel entonces muchos profesionales no podían entender como una joven profesional en sus 30 años y quien no era ingeniero ni del género masculino les estaba hablando de gestión de proyectos. 
3. Retar el status quo o la zona de comodidad que no se queden atrapados en un momento en el tiempo, que estén siempre en la búsqueda de más aprendizaje o experiencias. 
4. Considerar las oportunidades de voluntariado que el Capítulo provee ya que es una manera de ayudar y aprender sobre la gestión de proyectos pues PMI® cambia vidas.
5. Mantener el balance y la calidad de vida teniendo claro cuáles son sus prioridades.

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

La lista es larga no quiero que se me quede nadie, quisiera leer la entrevista de todos y cada uno de los socios de nuestro Capítulo incluyendo los socios fundadores, pasados presidentes, los miembros de la Junta actual y la Junta entrante. Esta idea de Carla Sánchez nuestra VP de Mercadeo nos acerca más como comunidad, nos da la oportunidad de conocer el lado humano de los socios de nuestro Capítulo, nos une y eso nos da fuerza para muchos años más del PMI® Capítulo de Puerto Rico.