Yo trabajo así: Katia Acosta

1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

Concentrada

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Estudié en MIT y obtuve un bachillerato en Management Science enfocado en IT. Trabajé como consultora de tecnología varios años en dos firmas locales. Luego trabajé en Banco Popular de Puerto Rico como IT Project Manager y IT Strategic Partner. También tuve experiencia en una fundación sin fines de lucro como Directora de Tecnología y Project Management. En el 2020, en plena pandemia, decidí moverme a trabar por mi cuenta como consultora para servirle a varios clientes en el sector privado y público.

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo”

Muchísimas reuniones “back-to-back”. Comienzo reuniones a las 9 am y pueden terminar a las 6 pm, a veces almuerzo en frente de la computadora. Además de eso, la gran mayoría de mi tiempo lo invierto en documentar: reportes, minutas, correos electrónicos – todo sobre el estatus de los proyectos que trabajo.

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto. Piensa en asuntos como:

Algún proceso particular en tu lugar de trabajo: 

Trato de documentar todo de forma digital utilizando productos de Office 365 pero me sirve tomar notas breves durante mis reuniones en “sticky notes”. 

¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?

Me encantan los Kan Ban boards que puedo crear con Microsoft Planner / To Do en Teams. Utilizo Microsoft Project para proyectos largos y complejos, pero para proyectos de menos de 2-3 meses, trato de montarlo todo en Kan Ban.

¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?

Transformaciones de sistemas – proyectos en que se puede automatizar procesos completamente que originalmente eran manuales.

¿Qué proceso no te gusta manejar?

Procesos relacionados a compras o contrataciones a veces pueden ser demasiado burocráticos y lentos.

Algún error que hayas cometido y ¿cómo lo manejaste?

No documentar algo crítico en el momento que ocurrió. Tan pronto identifiqué que había pasado, lo documenté de la mejor forma posible (retroactivamente).

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Trabajé recientemente la selección de un sistema de turnos para un proveedor de seguros y fue súper interesante el proceso de investigación y documentación de las alternativas en el mercado internacional.

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

Teams, OneNote, mi MacBook Air y mis audífonos inalámbricos. 

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

La mayoría entre OneNote y Word. Tomo algunas notas breves en “sticky notes”.

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

Desde que comencé como consultora independiente, trabajo mayormente en mi escritorio ubicado en mi habitación. Tengo un monitor, un teclado y mouse inalámbricos, muchos bolígrafos de todos los colores, post-its para anotar y algunos juguetes para “stress relief”. Algunas veces me siento en el sofá a leer o a contestar emails en mi laptop frente a la televisión mientras escucho noticias de fondo.

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

Poner todo en mi calendario de Outlook. Reservo tiempo para tareas que tengo que realizar y así evito tener demasiadas reuniones algún día que tengo un reporte o documento que redactar. Temas personales también los incluyo en mi calendario para no tener “double-bookings”.

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

Mis clientes y equipos de trabajo de los proyectos son parte esencial de lo que hago. Todo depende de información provista por ellos y trabajo realizado por ellos. También, mi pareja me ayuda mucho con temas personales durante el día de trabajo para poder concentrarme en reuniones (me cocina almuerzo.. eso es crítico.)

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Estoy tomando clases de tenis 2 veces por semana y me ayuda mucho a sacar todos los temas profesionales y personales de mi mente para enfocarme en aprender la técnica correcta. Esto me da mucha energía para trabajar de manera enfocada y productiva. No tengo ningún “side project” profesional en este momento.

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

No es un libro, pero estoy escuchando el podcast titulado “Revisionist History” de Malcolm Gladwell. Me encanta que aprendo algo súper interesante en cada capítulo. Recomendaría el libro “Contra La Tortura de los Números” de Luis Avilés que leí recientemente.

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

Aprende algo nuevo todos los días. Separa ese tiempo para ti y para tu conocimiento profesional y personal. No tienes que leer un libro cada semana si te mantienes al día con las noticias relevantes de la industria a través de artículos de revista, webcasts, etc.

Crea y cultiva tu red de contactos. Uno nunca sabe cuándo pueda necesitar apoyo de alguien con quién trabajo previamente.

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

Enid Vargas – PMIPR rockstar.