Nombre: José G. Ríos Reboyras
Lugar:
MM Consulting Services
Trabajo/Título actual:
Sr. IT Project Manager
Computadora:
HP Pavilion B&O
Teléfono Celular: iPhone


1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

Empático y servicial

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Siempre me he considerado multifacético, tengo estudios en dibujo arquitectónico, lo cual exploté ampliamente por una década, llegando así a ser planificador de restaurantes para McDonalds Corporation donde manejé equipos de trabajo en Puerto Rico, América Central y el Caribe. Luego me formé con un bachillerato en ciencias en administración de empresas en la universidad de Phoenix en San Juan. Laboré en Banco Popular por 14 años en Bienes Raíces Corporativos, dedicando gran parte de estos al área de manejo de sistemas de información y estadísticas. En los últimos 5 años tuve la oportunidad de manejar proyectos de construcción, entre ellos el edificio de la Fundación Banco Popular. 

Mi primer contacto con PMI Puerto Rico fue a través del arquitecto Luis Pico, pasado presidente del capítulo, amigo y a quien considero un mentor. Fue Luis quien me brindó la oportunidad de laborar en el área de proyectos con otros buenos compañeros. Me dio la bienvenida con el proyecto del edificio Fundación Banco Popular, uno de esos proyectos que son escuela de todo lo que puede suceder. Sin embargo, siempre fui la fuente a consultar en cuanto a tecnología y procesos. Esto me llevo a manejar proyectos relacionados a los sistemas de Bienes Raíces y su plataforma principal de manejo de propiedades, además de soluciones para el manejo de proyectos en el área de diseño y construcción. Tras esta exposición, fui elegido a pertenecer a la escuela Lean Six Sigma de Popular, donde obtuve la certificación Green Belt.

Entendí luego, que era el momento de poner en práctica tanas cosas en otras industrias, pues me gusta explorar varias facetas. Así comenzó mi desarrollo como gente de proyectos en la industria de la salud, formando parte en la unidad de reclamaciones de MCS en proyectos operacionales. Hoy día, la relación de flujos de trabajos y las búsquedas de eficiencias con los sistemas de información está encentrada. Aquí sigo adentrándome más a los sistemas de información. Luego de laborar en MCS pasé a formar parte de AIG Puerto Rico, donde tuve la oportunidad de liderar proyectos de migración y actualización de servidores, planes de recuperación de desastres, y mejoramientos al de manejo de cambios, logrando reducir dramáticamente la fila de ordenes de trabajo pendientes. Luego de estas experiencias me sentí listo para el próximo paso como contratista de gerencia proyectos. 

Bajo la empresa Phase II consulting entro a laborar en una institución financiera en proyectos de infraestructura y ciberseguridad. Eventualmente estos caminos me llevan a laborar para MM Consulting Services donde me destaqué como gerente de proyecto senior en el principal grupo médico de Puerto Rico. Es aquí donde mis destrezas operacionales y de sistemas de información se unen para lograr proyectos estratégicos de negocio, de transformación digital y creación de procesos de gerencia de proyecto. Esta experiencia me preparó para alcanzar otras metas profesionales.

En la actualidad bajo MM Consulting Services me desempeño en MMM como Gerente de Proyectos senior para el principal proyecto de la empresa. Este es un proyecto que me llena de mucha satisfacción, pues es un hito en la accesibilidad de los miembros a su información de salud. Así luego, con el deseo de aportar a la comunidad de miembros de PMI, me presenté como candidato a voluntario como Vicepresidente de Tecnología de PMIPR. Me llena de honra que la junta me haya aceptado. 

En PMIPR he gozado del profesionalismo de un grupo de colegas que con gran entusiasmo trabajamos en favor de desarrollar la profesión de gerente de proyectos y de todos nosotros los miembros para el beneficio de nuestra comunidad de profesionales en Puerto Rico. Como parte de nuestras metas tecnológicas, queremos mejorar el contacto con nuestros miembros de todas las generaciones. Me llena de entusiasmo ser parte de este equipo y todo lo nuevo por venir. 

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo”

Para mí lo principal es reconectar con el día anterior, para esto leo los e-mails para tener el mejor detalle de los eventos. Luego paso a verificar las tareas de proyecto planificadas y completadas, más aquellos asuntos latentes, a esos les llamo los “hot topics”; estos que se deben remediar rápidamente para asegurar la continuidad del progreso. Esto me da una buena perspectiva de los seguimientos del día con la semana como meta. Dicho esto, hay días que el paso del proyecto te lleva por caminos inesperados, esos que nos traen sorpresas. Me gustan las reuniones puntuales, por eso preparo una agenda sencilla de logros, obstáculos y próximos pasos. 

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto. Piensa en asuntos como:

Algún proceso particular en tu lugar de trabajo: 

Al igual que muchas otras organizaciones maduras, las metodologías están bien alineadas con PMI; cada cual con sus características. Esto hace sencillo adaptarse entre clientes. Particularmente me agrada mucho la reunión semanal del equipo de gerencia de proyecto para establecer las estrategias de mantener el plan progresando pese a los retos. 

¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?

Tengo una gran simpatía con los manifiestos agiles, sin embargo, pienso que todo proyecto debe llevarse con la metodología que mejor se ajuste a los objetivos y sobre todo a la empresa. Como PMP tomo algún tiempo tratando de entender los “Environmetal Factors” y “Process assets” para planificar y ejecutar dentro del entorno de la organización. O sea, no reinventar la rueda. La generalidad de que los métodos ágiles son más efectivos que la cascada, bueno, no siempre. 

¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?

Me gustan los proyectos que tengan impacto tangible en los clientes, sean internos o externos.  Creo que esto lo aprendí mejor en la construcción, donde todo resulta ser tangible. También me atraen los proyectos de seguridad que al final mantienen a las organizaciones preparadas contra las amenazas cibernéticas. 

¿Qué proceso no te gusta manejar?

Aunque reconozco el gran valor y las veces que aporta en pro de progresar, admito que mantener y actualizar los RACI logs para mí es deprimente. :S

Algún error que hayas cometido y ¿cómo lo manejaste?

En un proyecto con un gran volumen de ordenes de cambio llegamos al punto de hacer un tracto de todas las finanzas, cambios y minutas para tener un historial de las decisiones tomadas en las aprobaciones; esto para justificar al contratista una reducción de 6 cifras de su último cambio presentado. Para resolverlo tuve que ir a todos los medios posibles donde se guarda estos documentos, físicos, digitales, etc.; tomó varios días. Por el poco valor que di a la documentación de minutas y expedientes de los cambios fue una tarea ardua y casi nos cuesta las 6 cifras adicionales. Aprendí a organizar mejor la documentación.   

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Tuve la oportunidad de dirigir a un equipo de profesionales y administradores de la Asociación de IPAS de Puerto Rico para el establecimiento y operación de carpas de suministro pruebas rápidas para detectar COVID-19. Estoy incluyó modificar un go-live para añadir funcionalidad de manejo de citas, seguimientos y notificaciones a los pacientes intervenidos a una aplicación y manejo de citas. Fue muy gratificante envolverme con este grupo de médicos y administradores de la salud y afrontar los nuevos retos de la pandemia. 

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver

Creo que nuestro trabajo como gerente de proyectos nos expone a resolver problemas constantemente. La situación del trabajo remoto, las agendas cargadas, equipos en diferentes zonas de tiempo y competir contra otros proyectos. 

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

Para mi MS Project es vital, o cualquier otra herramienta de calendarización de proyecto. MS Office es vital incluyendo OneNotes que facilita la organización de notas cuando hay varios tracks. Me encanta PowerPoint, lo uso más que VISIO. En mi I Phone tengo las versiones móviles. Aunque no lo utilizo actualmente. Projectmanager.com es una herramienta excepcional y en línea para manejar proyectos remotos y es una excelente alternativa a Projects Online.  

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

En documentación me amparo en las carpetas o repositorios que la metodología de la organización haya adoptado, sin embargo, en conexiones remotas, la norma de hoy se hace lento el acceso a Share Point y Teams. Mantengo un folder local con todo y voy pasado a repositorio para sentirme más ágil.

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

Mi casa es mi área de trabajo. Soy muy ansioso y recorro toda la casa con mis airpods conectado a Zoom, Teams WebEx, lo que sea. Se me hace imposible mantenerme sentado frente a la computadora. Aunque tengo un área designada como oficina oficial, uso la mesa del comedor porque es donde mejor llega la señal WIFI. A veces mientras atiendo una llamada estoy haciendo tiros en el billar, sigo a tirar los dardos (bueno para bajar el estrés) y luego regreso a sentarme para ver la presentació y así sigo. Mi esposa me pide bajar la voz porque que mi voz se escucha por toda la casa. ¡Claro! Es que estoy por toda la casa 😀 

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

Cuando quiero buscar por el nombre en un email recibido o enviado, utilizo dos comillas antes y después del nombre para asegurarme que el valor sea exacto. Quizás lo aprendí porque como me llamo José, cuando hago la búsqueda me salían todos los José habidos y por haber 😀   To: o From: “Fulano De Tal” ¡No me falla!

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

En el proyecto con MMM cuento con dos grandes colaboradoras, Gladys Santos y Marian De Jesús a quienes les debo un gran respeto y admiración.  Cuando siento que una actividad no se está moviendo, Gladys hace todo lo que esté en su alcance para lograr resultados. Con cariño le llamo El Bulldozer, por su gran cualidad de abrir paso al progreso. Igual cuando me siento abrumado con los asuntos y tareas, Marian me ayuda a enfocarme en lo inmediato. No dejo de expresar mi agradecimiento a ambas por lo que hacen por el mí y el proyecto. 

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Recargo energías disfrutando de la playa en familia, los jueves tengo el happy hour pandémico con mi esposa para ambos botar los golpes de la semana y una vez al año, un viajecito. Estos años me he escapado a Palmas del Mar. El mar siempre es una gran terapia para recargar energías. 

¿Mi side Project?  Estoy reconstruyendo un sintetizador análogo de más de 30 años de fabricado para un amigo quien es productor. La producción musical es un pasatiempo que comparto con varios amigos y como me gusta expandir horizontes, entré a trabajar con reparación electrónica y voy progresando con eso. 

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

Estoy comenzando la lectura del libro Blue Mind. Es un acercamiento científico sobre los beneficios de vivir en, cerca, sobre o dentro del agua. Luego les cuento que tal. Por ahora lo recomiendo.

The Art of War. Este pequeño libro tiene estrategias militares escritas por por Sun Tzu, filosofo, escritor y general militar de la China ancestral. Este libro es muy reconocido y utilizado por estrategas de todas las disciplinas: militar, deportes, negocios, inversionistas y sí, gerentes de proyecto. Lo recomiendo para todo gerente de proyecto que quiere identificar y actuar sobre situaciones para obtener ventaja en el progreso, entender a los interesados (steakholders), puntos a favor o en contra a considerar en una negociación y reconocer factores ambientales que lograrán adelantar tus objetivos. 

The Fred Factor. Este libro por Mark Sandborn enmarca una serie de enseñanzas alrededor de la experiencia del autor con su cartero, quien hacía de un trabajo ordinario algo extraordinario. Como gerente de proyecto este libro aporta mucho valor en vernos como lideres serviciales aportando pasión en los detalles más pequeños a favor de nuestro equipo y el fin común. Cualquiera que sea tu pasión, la puedes destacar en tu trabajo diario y la satisfacción de servir te hará encontrar nuevas pasiones. Bueno par recargar energía cunado sientes que necesitas una motivación. Esta semana lo repaso de nuevo.

Business Without the Bull*… Este libro lo compré durante un viaje a Chicago como una lectura de avión. No pensé el gran valor que tendría libro. Aquí Geoffrey James,escritor, periodista de negocios y creador de contenido para Inc.com, expone de una forma realista y divertida sus puntos de vistas sobre las relaciones profesionales interorganizacionales. Es una lectura muy simple, al grano y sin rodeos. Lo recomiendo para gerentes de proyectos porque define unos perfiles en el ámbito del trabajo ideales para “steakholder management”. Son muy fáciles de identificar y seguramente los reconocerás a todos en tu área de trabajo. ¿Serás uno de ellos?

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

Mi padre me dijo: Cuando quieras que algo suceda exactamente como tu quieres, entonces hazlo tu mismo. Pareciera que mi padre me invitó a que tome control de las cosas para lograr el resultado esperado sin intervención de otros. Sin embargo, esto me inspiró a implantar la visión de lo esperado a los equipos de trabajo. Si puedo explicar bien la idea, la puedo adelantar, y todos la podrán culminar.

Luis Pico me dijo una vez: Las cosas sucederán en el tiempo y espacio en que así deban suceder. Esto fue en contexto de una preocupación que yo tenía sobre actividades críticas en el plan que estaban atrasadas. Aquí su enseñanza esta centrada en que a veces las cosas no surgen como el plan, sin embargo, ocurrirán cuando todos los elementos estén listos para que así ocurran. Es nuestro deber como gerentes de proyecto facilitar y proveer para que esas condiciones sucedan.

Mi esposa me dice: Cuando hagas un nuevo proceso o metodología de proyecto, no te pongas muy fancy, recuerda que un auditor usará tu creación contra ti mismo. Ella es auditora 😊

A la próxima generación de gerentes de proyectos les digo que reconozcan el valor y el legado de las generaciones activas y salientes, pero con el hambre de hacer los cambios necesarios en favor de su generación y las próximas por venir. Cuando comencé en el mundo laboral, a todos les importaba poco de qué generación yo era o cómo pensaba para que mi trabajo fuera más productivo. Ustedes tienen esta oportunidad, háganlo más fácil a los que vienen detrás. 

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

  • Miguel Miranda
  • Luis Pico
  • Enid Vargas
  • Raymond Ortiz
  • Glorielisa Gonzalez 
  • Indhira Caraballo