Yo trabajo así: Indhira Caraballo

1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

Con pasión.

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Estudié Ingeniería de Sistemas y Computación en la Pontificia Universidad Católica
Madre y Maestra (PUCMM), en República Dominicana, mi país de origen. Allí inicié mi
carrera profesional en el área de tecnología y trabajé tanto en el sector gubernamental,
como en el privado.

En el 1991, llegué a Puerto Rico a hacer una Maestría en Ingeniería Industrial en la
Universidad de Puerto Rico, Recinto Universitario de Mayagüez. Mi plan era regresar a
mi país cuando terminara, pero el nacimiento de mis dos hijos, en el transcurso de
esos dos años, lo cambió todo.

Cuando terminé la maestría, mi esposo envió mi résumé para una posición de
consultoría en gerencia en la firma para la cual trabajo. Lo interesante es que él olvidó
decírmelo y cuando me llamaron para una entrevista, no tenía idea del lugar ni de qué
se trataba. Así que, luego de superar la desorientación en esa llamada y unos días
después pasar varias horas de entrevistas, mientras mi esposo me esperaba en el
estacionamiento con mi hijo recién nacido, llorando, tuve la oportunidad de entrar en
un ambiente súper diverso, de mucho aprendizaje y crecimiento profesional y
personal, en el cual permanezco.

Lo que más me ha ayudado a llegar donde estoy hoy es mi perseverancia y mi
enfoque en entender las necesidades de nuestros clientes, alinearme a ellas y dar lo
mejor de mí para lograr los resultados que ellos esperan. Debo decir que también me
ha ayudado mi adaptabilidad y flexibilidad. Si algo no sale como esperaba o si
confronto una situación adversa, no me quedo atascada, sino que reflexiono, aprendo
y busco otras opciones u oportunidades para seguir adelante. Hay que aprender a
“pasar la página”.

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo”

En mi trabajo todos los días son diferentes y a veces impredecibles, ya que mis prioridades pueden cambiar conforme a las necesidades de mis clientes. Sin embargo, todos mis días empiezan más o menos igual. Despierto entre 5:00 am y 6:00 am y trato de comenzar las mañanas lo más calmada y enfocada que sea posible. Comienzo el día con alguna meditación, oración, lectura (leo de todo y, en ocasiones, escucho algún podcast) y a veces camino unos minutos. Verifico los chats familiares y de amistades, les envío saludos y buenos días, mientras tomo café y continúo con mi preparación para el día. En ocasiones, principalmente cuando tengo reuniones temprano, trabajo un par de horas en casa y luego voy a la oficina o sigo trabajando en casa.

Siempre que los proyectos y trabajos para clientes lo permitan, prefiero separar mi trabajo en bloques (am o pm) y en cada bloque ubico tareas similares de proyectos, reuniones internas o con clientes, trabajo administrativo, adiestramientos, llamadas, sesiones de mentoría, entre otras. Los días que trabajo en casa aprovecho el tiempo que me ahorro en ir a la oficina, para leer, tomar algún webinar o hacer alguna tarea relacionada con PMIPR (principalmente reuniones al inicio o final del día). Cierro el día documentando lo que hice, revisando los temas pendientes, los planes de trabajo de los proyectos y planificando el próximo día.

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto.

Mi trabajo como gerente de proyectos es intenso. Además de manejar varios proyectos en diferentes clientes, en la firma tengo a mi cargo varias funciones e iniciativas. Así que “tengo varios sombreros”.

• ¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?
  No tengo una metodología favorita. Me adapto a la metodología que prefiera el cliente o a la que mejor se adapte al tipo de proyecto que esté realizando. Con mi experiencia en RSM, he aprendido a enfocarme más en el contenido o el valor que puedo aportar a los proyectos que realizo que en la metodología.

• ¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?
  En general, disfruto lo que hago, ya que estoy continuamente aprendiendo de mis compañeros de trabajo y de la diversidad de clientes y proyectos en los que he participado a través de mi carrera. He tenido proyectos muy difíciles, de muchos retos y tropiezos, pero la satisfacción de superar los obstáculos y poder ver los resultados sobrepasa esas dificultades. Cada proyecto, por sencillo que parezca, siempre trae sus retos y lo más importante para mí son las oportunidades de aprendizaje que encuentro en ellos, lo cual me capacita mejor para el próximo proyecto. Otro aspecto súper importante es que en varios de mis proyectos he conocido personas que se han convertido en amigos, mentores y hasta en patrocinadores.
  
  Si tengo que decir qué tipo de proyecto me gusta más, diría que son aquellos en los que puedo ver los resultados y los beneficios que brinda el proyecto a la organización que nos contrata. Esos proyectos son mis favoritos en comparación a otros en los que nuestra participación es sólo en la primera parte de una secuencia; por ejemplo, hacer un análisis y dar recomendaciones, sin participar de su implantación y sin poder ver el impacto de las mismas.

• ¿Qué proceso no te gusta manejar?
  Hay algunas tareas administrativas que no disfruto tanto y preferiría dedicar este tiempo a otros asuntos, pero son parte de mis responsabilidades; así que no tengo break.

• Algún error que hayas cometido y ¿cómo lo manejaste?
  A través de mi carrera he cometido varios errores. Cuando cometo un error, lo más importante es reconocerlo, aceptarlo y actuar rápidamente sobre el mismo. No puedo ir al pasado y cambiarlo, pero sí procuro atender el asunto a satisfacción de los impactados y aprender de esa experiencia para evitar repetirla.

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Es difícil responder esta pregunta, pero puedo decir que mis proyectos favoritos son los destinados a resolver algún pain point o a atender situaciones de alto valor estratégico para la organización. La confianza que un cliente deposita en nosotros al traernos un proyecto de este tipo tiene un valor incalculable. Así que la satisfacción de poner mi experiencia y conocimientos al servicio del cliente y lograr sus objetivos es inmensa.

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver.

En el plano personal, el perfeccionismo. Era extremadamente perfeccionista, pero mi
esposo y mis hijos se encargaron de hacerme más realista y menos exigente. En una
ocasión, haciendo referencia a esta característica, mi hija me comentó: “mami,
¿alguna vez has pensando en lo difícil que es ser tu hija?”. Eso fue un wake up call
para mí y decidí trabajar en mejorar en ese aspecto. Ahora puedo decir que sólo soy
perfeccionista (le quité el adverbio) y sigo tratando.

No es que quiera dejar de atender los detalles, pues mi enfoque es procurar la calidad
y la excelencia; pero constantemente busco un balance entre agilidad y calidad, para
ser más productiva y, en lo personal, exigirme menos. También, para arriesgarme a
hacer algunas cosas, principalmente en el plano personal, aunque no queden
extraordinariamente bien, ya que generalmente el perfeccionismo nos cohíbe de
arriesgarnos.

En el plano profesional, quisiera tener más tiempo para dedicarlo a mentoría. En
RSM tenemos un programa para eso y es muy gratificante compartir mi tiempo y
conocimientos con compañeros de trabajo de diferentes áreas y saber que dejo un
legado a la organización y a la profesión. Es una relación de mucha confianza en la
que todos ganamos pues, al igual que sirvo de guía a otros, compartiendo mis
experiencias e identificando alternativas para su desarrollo, también aprendo mucho
de ellos y me ayuda a reforzar mi empatía. Además, por medio de este programa,
contribuyo a afrontar un gran reto que tenemos de encontrar o desarrollar recursos con
las habilidades y capacidades adecuadas para proveer los servicios de calidad que
esperan nuestros clientes.

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

Además de mi laptop, utilizo Sticky Notes, Outlook (todas mis tareas están en mi
calendario), OneNote (notas de reuniones) y ¡Notes! (ahí tengo datos muy
importantes). También utilizo mucho los Kan Ban boards. Las alarmas en mi teléfono
celular y mi asistente virtual (Alexa) los utilizo para recordatorios, conectarme a tiempo
a las reuniones y desconectarme (controlar el tiempo que dedico a algunas tareas).

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

En RSM usamos una aplicación de Time Recording, en la cual registro las tareas que
realizo diariamente. Además, utilizo las aplicaciones de manejo de proyectos (Jira o
MS Project) o cualquier otra que requiera el proyecto en el cual esté participando. Para
tareas personales, administrativas y proyectos cortos utilizo Asana. También, las
típicas de MS Office (Teams, Planner/To Do, etc.) y OneNote para acceder mis notas
desde donde esté. Debo decir que aunque lo he tratado, no he podido separarme de
mi libreta física en la cual anoto cualquier asunto que deba atender inmediatamente.

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

Trabajo en formato híbrido. Mi oficina en RSM está súper equipada (pizarra, monitor y
todo lo que necesito para realizar mi trabajo) y es muy acogedora. Me gusta tener
plantas y flores naturales y no faltan los chocolates, ¡gracias a mi esposo! Siempre
tengo frente a mí una foto de mis hijos, quienes son mi inspiración y motivación. Tengo
varios objetos que me han regalado familiares y amistades muy cercanas, los cuales
me hacen tener presente a mi familia y me recuerdan el valor de la verdadera amistad.
También tengo algunos cuadros con quotes, incluyendo “Make it happen”, el que me
recuerda que mi misión es hacer que las cosas pasen.

En casa tengo un espacio habilitado para trabajar, pero la realidad es que utilizo
diferentes espacios. Todo depende de la tarea que esté realizando y de si hay alguien
más en la casa en ese momento.

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

Creo que el mejor tip para ser productivo es tener claro qué debemos lograr
diariamente, según las prioridades y enfocarnos hacia ese objetivo. Utilizo Time
Blocking y ¡todo lo que voy a hacer está en mi calendario! Como surgen
imprevistos, trato de estar un par de días adelantada en términos de deadlines. Al
momento de realizar mi trabajo, me enfoco en qué debo lograr cada día o cada
semana. Me ayuda mucho el no obsesionarme con lo que va a pasar después, aunque
parezca contradictorio para un gerente de proyectos. Al final del día, reprogramo lo
que se me haya quedado y ajusto según las prioridades que surjan. Un día a la vez…

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

¡Wow! Soy muy afortunada de tener tantas personas que a través de los años me han ayudado, tanto en el aspecto personal como en el profesional. Mi esposo, quien me apoya para que pueda llevar a cabo todos mis proyectos. Mis hijos, quienes en ocasiones me dan consejos y me ayudan a actualizarme en varios temas; y, una red de apoyo familiar, de compañeros de trabajo y otras amistades quienes siempre estar están dispuestos a ayudarme y procuran estar disponibles cuando los necesito.

En mi trabajo, soy parte de un gran equipo con recursos de competencias diversas y nos complementamos, según sea necesario, para lograr los objetivos de nuestros proyectos y dar el mejor servicio a nuestros clientes. En PMIPR somos un equipo de voluntarios, dentro y fuera de la Junta de Directores, quienes trabajamos enfocados en mantener una oferta de valor para nuestra membresía y colaborar en el desarrollo de nuestra profesión.

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Siempre digo que mi familia es mi debilidad, pero también es mi fortaleza. Así que mis
breaks para recargar energías casi siempre tienen que ver con actividades familiares y
visitas a mis hijos y otros familiares, fuera de Puerto Rico. También disfruto mucho
compartir con amistades, principalmente las que considero familia. Para
desconectarme del trabajo me gusta mucho la playa, pero no voy tanto como quisiera.
Diariamente, disfruto mucho leer y de vez en cuando hago trivias, quizzes, etc. y he
comenzado a ver algunas series (no veo mucho la TV).

Mi side project por muchos años y el más importante que he tenido, fue la educación y
crianza de mis hijos. Este proyecto lo compartí con mi esposo. Él se encargó de
Recreación y Deportes y yo de Educación. Ahora, aunque mi esposo dice que todo lo
veo como un proyecto, incluyendo las tareas en mi casa, no tengo un side project.

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

Siempre alterno libros de temas profesionales con otro tipo de lectura. Estoy leyendo
More than my Title, de Sarabeth Berk, PhD. Este libro aborda cómo los profesionales
con “muchos sombreros” (y nuestra encomienda de hacer que las cosas pasen en
diferentes industrias, disciplinas y ámbitos) podemos convertirnos en híbridos o
“expertos generalistas”. Plantea que desarrollar la capacidad de ser “expertos
generalistas” nos permite tomar los conocimientos de algún tema y aplicarlos en otros.
Además, esta capacidad nos da más flexibilidad para adaptarnos a los cambios y la
oportunidad de entender mejor las necesidades de nuestros clientes, los proyectos,
etc. Está muy interesante. También, esta semana comencé a leer Ellas- historias de
mujeres puertorriqueñas, por Mya Pagán.

De los libros que he leído recientemente me encantó Vital Voices- 100 women using
their power to empower– Assouline, muy inspirador. Recomiendo The Ice Cream
Maker, de Subir Chowdhury. Es un libro corto, pero con muchas enseñanzas sobre
cómo crear una cultura de excelencia en nuestras organizaciones. También aprendí
mucho al leer Atomic Habits, de James Clear, quien nos confirma que la calidad de nuestra vida depende de la calidad de nuestros hábitos y que con pequeños cambios o acciones consistentes podemos lograr resultados extraordinarios.

Uno de mis libros favoritos de toda la vida es Life is Beautiful, de Roberto Benigni, aunque la película me gustó más que el libro. Es una lección de amor y sacrificio y del valor de la vida. ¡Es un ejemplo de vida! Nos enseña a ver cómo podemos darle un giro favorable a una situación o circunstancia adversa. Desde que leí este libro comencé a crear conciencia para enfocarme más en cómo “darle la vuelta” a las situaciones para cambiar algo negativo en positivo.

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

A través de mi vida he recibido muchos consejos valiosos. Algunos vinieron de mis
padres y son comunes, pero los tengo muy presentes: “Siempre dar lo mejor de mí, sin
importar lo que me toque hacer en la vida” y “nunca rendirme”. En el plano profesional,
el mejor consejo que he recibido ha sido que siempre busque cómo añadir valor al
cliente o al proyecto por medio de mis servicios.

El consejo que le daría a la próxima generación es mantener una buena actitud.
Prefiero trabajar con personas que tengan buena actitud, aunque no tengan todo el
conocimiento o destrezas necesarias para hacer el trabajo. También, les exhorto a que
sean curiosos, que no se limiten a su job description, que busquen otras
oportunidades y asuman responsabilidades. Que se enfoquen en su desarrollo
profesional, que lean, busquen ayuda, busquen un mentor que les guíe y les aconseje.
El aprendizaje es para su beneficio y mantenernos actualizados en nuestras
habilidades y conocimiento es una responsabilidad que todos los profesionales
debemos asumir.

A los nuevos gerentes de proyecto les diría que aprendan a escuchar las necesidades
del cliente y demás stakeholders, que conozcan la cultura organizacional, que
entiendan el proyecto y el entorno del mismo y cómo éste impacta la organización.
Que procuren añadir valor a sus proyectos, más allá de seguir una metodología.
Finalmente, que se involucren como voluntarios en PMIPR para que aporten sus ideas
y habilidades en beneficio de nuestra profesión.

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

Me gustaría leer las respuestas de los pasados presidentes, los miembros de la Junta
de Directores (pasados y actuales); y, los voluntarios de PMIPR que no han
participado. Me encanta esta iniciativa y el hecho de todos los miembros de PMIPR
tienen la oportunidad de participar y contribuir a que la misma se mantenga.
Definitivamente quisiera leer la entrevista de Carla Sánchez-Silva, Fundadora
Proyecto Colectivo, LLC y pasada VP de Mercadeo, a quien agradezco traernos “Yo
Trabajo Así” a PMIPR.