Yo trabajo así: Aliznette Bonilla

1. Describe en una palabra o frase cómo trabajas.

Estableciendo Prioridades y siempre pensando en… ¿qué puede mejorar?

2. Háblanos de tu trasfondo y cómo llegaste a donde estás hoy.

Me gradué de la Universidad Politécnica de Puerto Rico con un bachillerato en Ingeniería Industrial y luego en la misma universidad continue mis estudios graduados en una maestría en ingeniería de manufactura con concentración en control de calidad. Desde los últimos años de bachillerato tuve la oportunidad de exponerme al mundo laboral con oportunidades de internados y trabajo en las industrias de manufactura, dispositivos médicos y banca. Gracias a la exposición y experiencia adquirida temprano en mi carrera, antes de graduarme ya tenía trabajo en el área de consultoría y entonces me surge la oportunidad en la industria de telecomunicaciones en donde llevo alrededor de 6 años. Con el esfuerzo y dedicación que le he puesto a mi desarrollo profesional y sobre todo al propio “career path” que años tras años me he propuesto, se me han abierto puertas que jamás imaginé, desde comenzar como consultora de procesos, analista, hasta entonces desarrollar una carrera encaminada en el manejo de proyectos en donde he tenido la bendición de que se me sean confiados proyectos y programas de alta envergadura, lo que me llevó a perseguir certificarme como PMP, pensando que si iba a continuar desarrollándome en el mundo de gerencia de proyectos debía poder capacitarme con las mejores herramientas y metodologías para proveer a mis proyectos y recursos las mejores estrategias. Vivo apasionada por la mejora de procesos, mejora continua, ser una facilitadora y líder al servicio de todo proyecto o programa que tengo la oportunidad de impactar. Mi trasfondo profesional en lo que es la Ingeniería Industrial me ha permitido hacer la combinación perfecta con la gerencia de proyectos, ya que todo proyecto o programa que gestiono lo miro con ojos de optimización y con ojos de gestión de proyectos que añadan valor, efectividad y agilidad. Teniendo esto en mente y la pasión por la gerencia de proyectos y excelencia operacional, he tenido la oportunidad de liderar un foro de mejores prácticas con la comunidad de “Project Managers” de mi patrono actual, ser mentora de internados y empleados que cursan su proyecto de fin de carrera (capstone) en profesiones de ingeniería y a su vez brindar un curso introductorio sobre gestión de proyectos y el propósito de una “PMO” en una organización.

3. ¿Qué haces en la mayoría de tus días? “Describe un día típico de trabajo”

Mis días de trabajo comienzan con un buen desayuno, sin desayuno y buen café no funciono. Mientras desayuno me gusta escuchar algún tipo de “Podcast” que me permita encaminar la motivación del día. Actualmente estoy escuchando el “Podcast” llamado “Despertando” este me permite internalizar mis pensamientos entre la vida cotidiana y ese “booster” para enfrentar el día de trabajo con la mejor actitud posible. Luego que llego a mi escritorio antes de leer cualquier email o hacer alguna tarea de trabajo, practico el “journaling”, para mi es importante calibrar mis sentimientos, motivaciones y agradecimientos, antes de enfrentar el día. En este tipo de diario personal para practicar el “journaling” me hago y respondo (4) preguntas todas las mañanas, (1) ¿De qué estoy agradecida?, (2) ¿Cómo me quiero sentir hoy?, (3) ¿Cuáles son mis objetivos para el día?, (4) ¿Qué afirmo que voy a lograr?. Luego que completo esa 1ra tarea del día que para mi es una de las más importantes entonces procedo a validar mi “To Do List”, durante esta validación me aseguro de ordenar la lista en prioridades y colocarme fechas limites, ya que muchas veces el “To Do List” llega a más de 20 tareas diarias. Me gusta llevar la carga de trabajo al estilo “Kanban Board” tanto a modo digital en “Microsoft Planner” como con “Post-it” en una pared. Una vez me organizo en el aspecto de tareas y metas del día, comienzo mi día de trabajo el cual describo lleno de reuniones, dinamismo y temas distintos que resolver día tras día, les aseguro que ningún día es igual. Días muy intensos, pero llenos de aprendizaje. Importante resaltar, sabiendo que los días pueden ser muy intensos, me pongo alarmas para comer, merendar y tomar agua. Esto lo he aprendido a través de los años, para ser efectivos y productivos en nuestro día a día, nuestra salud debe ser la prioridad #1. Una vez culmino el día, vuelvo y hago el mismo ejercicio de validar ¿que se me quedó del “To Do List”?, recalibro cualquier tarea, prioridad y fecha, si algo se quedó sin hacer, me aseguro que lo tenga como una prioridad para el próximo día.

Cuando por fin logro cerrar el día en el aspecto laboral, saco el espacio más importante, que es poder cumplir conmigo misma y con mi salud, haciendo ejercicios y con tiempo de calidad familiar, tiempo para mi esposo, mi familia y hacer esas llamadas familiares importantes que debo hacer todos los días. Para mi saber que mi familia está bien y que todos están bien es muy importante y me da Paz, esto es como un “check list” todos los días.

 

4. Descríbenos, de forma general, tu trabajo como gerente de proyecto.

Algún proceso particular en tu lugar de trabajo.

Siempre es importante el monitoreo continuo del progreso de los proyectos, como parte de los procesos establecidos de gestión de proyectos debo tener muy de cerca el “Project Plan”, el “Resources Management Plan”, listado de “Milestones”, “Issue Log” y fechas importantes que debemos cumplir. Alrededor de esto trabajo para asegurar que estamos en cumplimiento de las metas establecidas y si estamos bajo el presupuesto asignado al proyecto.

¿Cuál metodología te gusta más para trabajar tus proyectos?

No me acojo a ninguna en particular. Para mi es importante poder trabajar un proyecto bajo la metodología que favorezca a la necesidad del proyecto, pero si he comprobado con los últimos proyectos que he estado manejando que trabajar hibrido con las metodologías, combinando “waterfall” con “agile”, me permite administrar efectivamente el alcance o fases que no estén claramente definidas.

¿Qué proceso o tipo de proyecto te gusta más?

Me encantan los proyectos de optimización de procesos que permitan mejorar la experiencia de clientes y de departamentos, lanzamientos de nuevas soluciones y productos. Yo diría todo proyecto que pueda disfrutarme la transformación de una organización o área de negocio.

¿Qué proceso no te gusta manejar?

La realidad es que no tengo ningún proceso que no me guste manejar. Para mi todo proceso es una oportunidad de crecimiento y aprendizaje por más nuevo o difícil que pueda ser. En resumen, me encantan los retos. Pero si tuviera que decir al menos por 1 proceso que no me encanta manejar, ese sería el momento en que debo hacer el “handover” del proyecto a operaciones porque trato cada proyecto como si fuera un bebé y me tomo muy enserio el que las operaciones tomen la continuidad del proyecto efectivamente, que absorban bien la transición y si es un proyecto de mejora de procesos u optimización son los más que celo que realmente implementen y transformen lo que desde un inicio se determinó que se implementaría.

Algún error que hayas cometido y ¿ Como lo manejaste?

Confiar en una data que me habían entregado para ser incorporada en una presentación. Por la fecha tan agresiva que se tenía para entregar la tarea y el poco tiempo de revisión, considerando que no me había pasado algo así antes, que tenía presente que había explicado claramente los requerimientos y se habían entendido las expectativas. Pequé en confiar que todo estaría bien y justo cuando voy a presentar la data, me percato que no era lo esperado. Lo pude manejar con la audiencia presente, pero me aseguré de que algo así, no me pasaría jamás. Como lección aprendida, si no hubiera tiempo para revisar detenidamente una data o tarea que me entregan, no se presentará hasta antes ser debidamente revisada.

5. Háblanos de tu(s) proyecto(s) favorito(s).

Proyectos que impactan directamente la experiencia de clientes y que transforman procesos para ser más eficientes.

6. Háblanos de algún problema que estás tratando de resolver.

No frustrarme cuando llega el final del día y no he podido completar la mitad de las tareas por el exceso de reuniones. Poder entender que no todo se podrá hacer a la vez. Establecer un mejor balance en mis días entre reuniones, tiempos de enfoque y tiempos de no permitir que me interrumpan para poder cumplir con mi “To Do list”.

7. ¿Cuáles apps, dispositivos y herramientas son indispensables para ti o te hacen el trabajo o la vida más fácil?

• Microsoft Teams
• Planner
• Office 365
• Zoom
• Voice Memos
• Reminders App en el Iphone
• One Note
• Microsoft Project
• Visio
• Think-Cell
• Post-It
• Ipad, computadora y celular
• Microsoft Excel

8. ¿Cómo documentas todo lo que haces?

Utilizó “One Note”, creo carpetas por cada proyecto y en cada carpeta documento por “files” minutas, acciones, progreso, acuerdos, etc. Para llevar control de todas las tareas y seguimientos utilizó “Microsoft Project” en combinación con “Microsoft Planner’.

9. ¿Cómo es tu área de trabajo? Describe tu(s) área(s) de trabajo: Casa/ oficina u otro lugar.

Debido a los residuos que andan todavía de la pandemia, actualmente estoy trabajando hibrido por lo que tengo 2 espacios de trabajo (oficina en casa y cubículo en el trabajo). Ambos ambientes u oficinas me gusta mantenerlos limpios con aromaterapia y organizados. De no estar organizados y limpios siento que no me puedo concentrar. Mientras no este conectada a reuniones, me gusta tener de fondo música instrumental para momentos de puro enfoque y para momentos que requiero de mucha energía, música más movida, pero con música de fondo, es para mi como un “shot” de energía. De igual forma, me acompañan 1 a 2 pantallas extendidas a la computadora, los audífonos, mi “Ipad”, 2 celulares, agenda, una pizarra para poner a volar las ideas, una libreta de “post-it” y un “ring light” (hay que lucir bien cuando se prende la cámara jaja)

10. ¿Cuál es tu “hack” (tip, acción, truco) favorito? Por ejemplo, piensa en aquellos que te ayudan a ser más eficiente o productivo.

Utilizar alarmas, esto me permite llevar mejor control de mi tiempo. Inclusive tengo una alarma que dice “termina de trabajar”, aunque a veces le dé varias veces…. “snooze”. El tener alarmas me permite saber que mi tiempo debe estar siempre dividido entre el trabajo, mi familia y ejercicios.

Separar espacios en el calendario de “Focus Time” para poder completar todo aquello que me establecí como prioridad para el día.

11. ¿Quiénes son las personas que te ayudan a realizar tu trabajo y cómo se complementan?

Mi esposo y mi familia son lo que siempre me recuerdan el balance de vida y trabajo, a su vez me motivan a seguir adelante, aunque existan días que uno sienta que se derrumba de tanta carga. De igual forma, en mi entorno laboral he tenido la bendición de contactar con recursos y compañeros de trabajo excelentes que les gusta colaborar y trabajar en equipo, creo que esa a sido la clave. Al igual, como siempre digo, el éxito de un proyecto siempre va a depender de los expertos que traemos a la mesa y sobre todo reconocer que siempre aprendemos unos de los otros para lograr el éxito y el crecimiento.

12. ¿Cómo recargas energía o coges un “break”? ¿Tienes algún “side project”?

Recargo mis energías compartiendo en familia y siempre me gusta sacar algún espacio para visitar la playa, el respirar aire puro y mirar el horizonte del mar me da una paz y energía maravillosa. A su vez, los pequeños proyectos en el hogar me encantan, como decorar algún rincón de la casa o pasar tiempo entre el jardín y la terraza. Durante el día a día de trabajo, el momento del “coffee break” es para mi el momento de respiro, distracción y recarga para así darle continuidad al día. Ese cafecito después del almuerzo hace la diferencia.

13. ¿Qué estás leyendo/escuchando actualmente y cuál(es) libro(s) recomiendas?

He estado leyendo “Inquebrantables” de Daniel Habif, repasando “The Secret” & “The Power of No”.

14. ¿Cuáles son los mejores consejos que te han dado? ¿Qué consejo(s) le darías a la próxima generación de gerentes de proyectos?

De los mejores consejos que me han dado son: Procura decir un No a tiempo, muchas veces como gerentes de proyectos nos sobre cargamos de responsabilidades que muchas veces no nos tocan, pero como queremos el éxito del proyecto, pecamos en decir si “no te preocupes yo lo hago” y no delegar. Debemos ser más conscientes de la carga que muchas veces asumimos sin tener la responsabilidad.

A las próximas generaciones de gerentes de proyectos les digo que aprendan a delegar, rodéense de personas que sean siempre para ustedes inspiración y motivación. Siempre hay alguien que sabe más que uno mismo, ténganlos de cerca, así  todos crecemos profesional y personalmente.

15. ¿A cuál otro miembro de PMIPR te gustaría ver contestar estas preguntas?

Suellen Santiago.